Membuat Surat Undangan dengan Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Pengertian Mail Merge

Mail Merge bisa diartikan sebagai penggabungan surat, dalam hal ini surat (document) digabung dengan data.

Mail Merge sangat membantu dalam pembuatan surat yang banyak dengan isi yang sedikit berbeda satu sama lain. Contoh yang bisa dilihat sehari-hari adalah pembuatan surat undangan. Surat undangan mempunyai isi yang sama tapi ditujukan kepada alamat yang berbeda-beda. Jika kita harus membuat surat undangan untuk satu orang, kemudian kita harus mengganiti nama dan alamat untuk orang yang lain alangkah merepotkannya, tapi jika kita menggunakan Mail Merge, untuk mennganti satu orang dengan orang lain yang kita undang kita hanya cukup melakukannya dengan hanya satu klik saja.

Keuntungan lain dengan menggunakan Mail Merge adalah data orang-orang yang kita undang tersimpan dalam satu database, dimana data tersebut dapat dipergunakan lagi jika kita membutuhkannya.

Pembuatan surat dengan menggunakan Mail Merge dapat dilakukan dengan beberapa cara, dengan cara manual maupun dengan memanfaatkan wizard

 Dari cara pengambilan datanya pembuatan surat dengan Mail Merge juga dapat dilakukan dengan berapa cara. Cara pertama  Microsoft Word sendiri menyediakan fasilitas untuk mengelola database untuk Mail Merge, data tersebut tersimpan dalam bentuk .db atau format database untuk MS Acess.

Cara kedua data kita membuat sendiri data base untuk Mail Merge kita dengan menggunakan tabel di Microsoft Word atau data yang dibuat di Microsoft Excel.

Dalam bab ini kita hanya akan mencoba membuat, surat dengan memanfaatkan wizard, karena cara pembuatan Mail Merge nya lebih mudah. Database yang kita gunakan adalah database dengan memanfaatkan  fasilitas database yang sudah disediakan oleh Microsoft Word.

Contoh kasus dalam pembahasan kali ini adalah kita akan membuat sebuah undangan seperti pada Gambar  1 dibawah ini. Sebagai bahan latihan file nya bisa di download di sini

Gambar 1 Contoh Surat Undangan

Dari surat undangan tersebut, hanya nama dan alamat yang dituju yang akan berubah-ubah (text yang diberi highlight berwarna kuning).

Cara Membuatnya

1. Buat document baru sebuah surat undangan, seperti Gambar 2 dibawah ini

   

   Gambar 2 Dokumen utama Surat undangan untuk di Mail Merge

2. Klik Mailings di menu, untuk memulai Mail Merge 

   

   Gambar 3 Klik Mailing di Menu

3. Klik Start Mail Merge di Ribbon Menu 

   

   Gambar 4 Klik Start Mail Merge

4. Klik Step by Step Mail Merge Wizard... 

   

   Gambar 5 Step by Sterp Mail Merge Wizard...

5. Di sebelah kanan dokumen akan muncul jendela Mail Merge, seperti terlihat pada Gambar 6 dibawah ini. Pilih Letters di Radio Button Select document type, untuk menentukan bahwa dokumen yang dibuat adalah sebuah surat.
6. Klik       Next: Starting document 

   

   Gambar 6 Select document type

7. Jendela Mail Merge akan berubah seperti pada Gambar 7 dibawah ini, di Select starting document pilih Radio Button Use the current document, untuk menggunakan dokumen yang sedang dibuka (undangan)
8. Klik       Next: Select Recipient, untuk memilih data 

   

   Gambar 7 Select starting document

9.  Jendela Mail Merge akan berubah lagi menjadi seperti pada gambar 8 berikut, karena kita belum mempunyai data maka kita pilih Type a new list di Radio Button Select recipients 

   

   Gambar 8 Select recipients dan Create...

10. Klik Create...akan mumcul Jendela New Address List, seperti pada Gambar 9 dibawah ini,
11.  Dari jendela ini terlihat bahwa Field-field (Kolom-kolom) telah disediakan oleh Mail Merge, tapi field-field tersebut tidak cocok dengan apa yang akan kita buat 

    

    Gambar 9 Jendela New Adress List dengan field (Kolom) yang telah disediakan

12.  Untuk menyesuaikan data dengan data yang kita buat dalam hal ini data yang kita butuhkan adalah Nama dan Alamat, klik Customize Column...
13. Akan muncul jendela Costumize Address List, seperti tampak pada Gambar 10 di bawah, dari gambar tersebut terlihat bahwa Field Names, tidak sesuai dengan field yang kita butuhkan, untuk itu kita harus menghapus dahulu Field Names yang sudah ada 

    

    Gambar 10 Field Names yang disediakan secara default

14. Untuk menghapus field tersebut kita klik Delete
15. Akan muncul jendela konfirmasi, untuk meyakinkan bahwa field Title akan dihapus, klik Yes, field title akan terhapus, begitu juga untuk Field First name, klik delete kemudian Yes, demikian seterusnya sampai semua field yang tersedia terhapus 

    

    Gambar 11 Konfirmasi penghapusan field default

16. Setelah semua terhapus jendela Costumize Address List akan terlihat kosong seperti pada Gambar 12 di bawah ini, untuk membuat field Nama dan field Alamat klik Add... 

    

    Gambar 12 Tambah field baru sesuai kebutuhan

17. Akan Muncul Jendela Add Field, isikan Nama di Text box Type a name for your field 

    

    Gambar 13 Mengisi Nama field dan klik OK

18. Klik OK
19. Akan muncucl field baru nama di daftar Field Names 

    

    Gambar 14 Nama field muncul di list, klik Add lagi

20. Klik Add... lagi untuk menambahkan field Alamat
21. Isi Alamat di Textbox Type a name for your field 

    

    Gambar 15 Isi field Alamat dan klik OK

22. Klik OK
23. Field Alamat akan muncucl di daftar Field Names, seperti terlihat pada Gambar 16 

    

    Gambar 16 Field Alamat akan muncul di daftar Field Names

24. Klik OK 

    

    Gambar 17 Field baru yang bisa diisi data

25. Akan muncul jendela New Address List dengan field yang telah disesuaikan yaitu Nama dan Alamat
26. Untuk mengisi nama dan alamat orang yang akan di undang kita bisa isikan di baris kosong dibawah judul Field Nama dan Judul field Alamat 

    

    Gambar 18 Mengisi data baru dengan klik New Entry

27. Isikan nama dan alamat sembarang saja seperti misalnya untuk baris pertama isikan Sandra untuk Nama dan Bandung untuk Alamat. Untuk menambah data klik New Entry, isikan Andika di Field Nama dan Jakarta di field Alamat, demikian seterusnya...isikan sesuai tabel 1 dibawah ini. Setelah selesai akan terlihat seperti Gambar 19 berikut ini

    

    Tabel 1 Nama dan Alamat Panitia Reuni

     

    

    Gambar 19 Field Nama dan Alamat yang telah terisi data

28. Klik OK, sehingga muncul jendela konfirmasi untuk mennyimpan data, Isikan Nama File untuk menyimpan data, misalnya Data Reuni 

    

    Gambar 20 Menyimpan file data dengan nama Data Reuni

29. Klik Save, sehingga muncul jendela Mail Merge Recipients seperti Gambar 21 berikut 

    

    Gambar 21 Jendela Mail Merge Recipients

30. Klik OK, sehingga jendela Mail Merge akan tampak seperti Gambar 22 dibawah ini 

    

    Gambar 22 Jendela Mail Merge setelah pengisian data

31. Klik       Next: Write your letters
32. Jendela Mail Merge akan berubah seperti Gambar 23, blok tulisan Nama 

    

    Gambar 23 Mengganti tulisan Nama dengan Field Nama

33. Klik More items... , akan muncul jendela Insert Merge Field seperti Gambar 24 berikut 

    

    Gambar 24 Jendela Insert Merge Field untuk mengganti menjadi field Nama

34. Pilih Nama di daftar Field
35. Klik Insert
36. Klik Close 

    

    Gambar 25 Klik Close setelah memilih Field Nama

37. Tulisan Nama di Surat Undangan akan berubah menjadi Nama Field, seperti terlihat pada Gambar 26 di bawah ini 

    

    Gambar 26 Perubahan Tulisan Nama di Surat Undangan

38. Ulangi hal ini untuk Alamat, blok tulisan Alamat
39. Klik More Items... 

    

    Gambar 27 Mengganti tulisan Alamat dengan field Alamata

40. Pilih Alamat dari Daftar Fields 

    

    Gambar 28 Jendela Insert Merge Field untuk mengganti menjadi field Alamat

41. Klik Insert 

    

    Gambar 29 Klik Close setelah memilih Field Nama

42. Klik Close untuk menutup jendela Insert Merge Field
43. Setelah insert field bentuk surat akan menjadi seperti pada Gambar 30 dibawah ini, dengan perubahan tulisan Nama dan tulisan Alamat menjadi bentuk field 

    

    Gambar 30 Tulisan Nama dan Alamat yang telah berubah menjadi bentuk field

44. Klik       Next: Preview your letters, untuk melihat hasil Mail Merge 

    

    Gambar 31 Preview Surat Undangan setelah ditambahkan Mail Merge

45. Dalam surat ini Nama dan Alamat, telah berubah sesuai dengan data yang kita isikan
46. Jika Nama dan Alamat tidak muncul klik Preview Result
47. Untuk menuju ke data berikutnya klik >>
48. Untuk kembali ke data sebelumnya klik <<
49. Untuk melanjutkan klik       Next: Complete the merge, Akan muncul jendela Mail Merge seperti pada Gambar 32 berikut. 

    

    Gambar 32 Memilih Print untuk mencetak surat hasil Mail Merge

50. Klik Print... jika ingin mencetak hasil mail merge, akan muncul kotak dialog Merge to Printer seperti Gambar 33 dibawah ini 

    

    Gambar 33 Kotak Konfirmasi untuk mencetak surat hasil Mail Merge

51. Pilih Radio Button All untuk mencetak seluruh data, dalam contoh ini akan tercetak sebanyak 5 lembar. Current record, hanya akan mencetak apa yang terlihat di Surat yang ditampilkan hanya akan tercetak satu lembar. From ....to.... akan mencetak surat dari data ke.... sampai ke....
52. Klik Ok jika sudah dipilih, klik Cancel jika batal print.
53. Save lah Surat Undangan Kita
54. Jika ingin menyimpannya di dalam file tersendiri klik Edit individual letters... , akan muncul kotak dialog Merge to New Document 

    

    Gambar 34 Kotak Konfirmasi untuk menyimpan hasil Merge dalam dokumen baru

55. Sama seperti jika memilih print, tapi dengan klik edit individual letters, surat akan di simpan dalam file baru, sehingga kita masih bisa melakukan editing sebelum di print. 
56. Surat baru hasil Mail Merge akan otomatis tersimpan dengan Nama Letter1, kita bisa melakukan save as dan memberi nama sesuai kehendak kita

Demikian pembahasan kali ini mengenai pembuatan surat undangan dengan memanfaatkan Mail Merge di Microsoft Word, terima kasih semoga bermanfaat.

Untuk mendapatkan versi cetaknya silahkan download link dibawah ini Gratis (passwordnya: inkids)
- 4share 
- atau di sini tanpa password tanpa login filecloud.io