Membuat Mail Merge dengan Mengambil Data dari Tabel di Microsoft Word

Dalam Postingan sebelumnya sudah dibahas pembuatan Mail Merge dimana data yang diambil dari database yang dibuat dengan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk pembuatan Mail Merge.

Kali ini kita akan membuat Mail Merge, tapi data yang kita pakai diambil dari file lain dalam bentuk tabel di Microsoft Word.

Sebenarnya cara pembuatannya tidak jauh berbeda, hanya kali ini kita harus membuat file database di Microsoft Word terlebih dahulu.

Sebagai Contoh kasus kita akan menggunakan contoh yang telah dibuat sebelumnya dalam Membuat Surat Undangan dengan Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word, Yaitu membuat surat undangan bagi panitia Reuni Akbar SMA Kencana Raya Angkatan Tahun 2000.

Cara Membuatnya

Buat Tabel database nya terlebih dahulu dengan menggunakan Microsoft Word. Formatnya seperti terlihat pada tabel 1 dibawah ini. Safe File dengan Nama Data Reuni.docx. di folder yang mudah dicari misalnya D:/Reuni/Data Reuni.docx

Tabel 1 Data Nama dan Alamat
Buat Surat Undangan seperti yang pernah dibuat sebelumnya dalam Membuat Surat Undangan dengan Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word. Lihat Gambar1 dibawah ini

Gambar 1 Dokumen Utama Surat Undangan untuk di Mail Merge
Klik Mailings di menu, untuk memulai Mail Merge

Gambar 2 Klik Mailing di Menu
Klik Start Mail Merge di Ribbon Menu

Gambar 3 Klik Start Mail Merge
Klik Step by Step Mail Merge Wizard...

Gambar 4 Step by Step Mail Merge Wizard...
Di sebelah kanan dokumen akan muncul jendela Mail Merge, seperti terlihat pada Gambar 5 dibawah ini. Pilih Letters di Radio Button Select document type, untuk menentukan bahwa dokumen yang dibuat adalah sebuah surat.
Klik Next: Starting document

Gambar 5 Select Document Type dan Starting Document
Jendela Mail Merge akan berubah seperti pada Gambar 6 dibawah ini, di Select starting document. Pilih Radio Button Use the current document, untuk menggunakan dokumen yang sedang dibuka (undangan)
Klik Next: Select Recipient, untuk memilih data

Gambar 6 Jendela Select Starting Document
Jendela Mail Merge akan berubah lagi menjadi seperti pada gambar 7 berikut, kemudian kita pilih use an existing list di Radio Button Select recipients.

Gambar 7 Jendela Mail Mere Select recipients
Klik Browse...akan muncul jendela Select Data Source

Gambar 8 Memilih File Data Reuni.docx sebagai sumber data Mail Merge
Klik folder tempat kita menyimpan data D:/Reuni
Klik file data kita, Data Reuni.docx
Klik Open, akan muncul jendela Mail Merge Recipients yang berisi data dari tabel yang terdapat pada file Data Reuni.docx, seperti pada Gambar 9 dibawah ini

Gambar 9 Jendela Mail Merge Recipients
Klik OK, Jendela Mail Merge, Select recipient list, akan berubah menjadi seperti Gambar 10 dibawah ini, dari jendela ini kita dapat melihat file data base yang sedang aktif digunakan berikut foldernya, mengganti sumber data yang akan digunakan untuk Mail Merge dengan meng klik Select a different list..., melakukan edit terhadap isi data dengan meng klik edit recipients list...

Gambar 10 Jendela Mail Merge setelah pengisian data
Bagian yang menunjukan data yang sedang aktif digunakan
Klik Next: Write your letter
Jendela Mail Merge akan berubah seperti Gambar 11, blok tulisan Nama

Gambar 11 Mengganti tulisan Nama dengan Filed Nama
Klik More items... , akan muncul jendela Insert Merge Field seperti Gambar 12 berikut

Gambar 12 Jendela Insert Merge Field untuk mengganti tulisan Nama menjadi Field Nama
Pilih Nama di daftar Field
Klik Insert
Klik Close

Gambar 13 Klik Close setelah memilih Field Nama
Tulisan Nama di Surat Undangan akan berubah menjadi Nama Field, seperti terlihat pada Gambar 14 di bawah ini

Gambar 14 Perubahan tulisan Nama menjadi field Nama di Surat Undangan
Ulangi hal ini untuk Alamat, blok tulisan Alamat
Klik More items...

Gambar 15 Mengganti tulisan Alamat dengan field Alamat
Pilih Alamat dari Daftar Fields

Gambar 16 Jendela Insert Merge Field untuk menggantikan tulisan Alamat menjadi field Alamat
Klik Insert

Gambar 17 Klik Close setelah memilih field alamat
Klik Close untuk menutup jendela Insert Merge Field
Setelah insert field bentuk surat akan menjadi seperti pada Gambar 18 dibawah ini, dengan perubahan tulisan Nama dan tulisan Alamat menjadi bentuk field

Gambar 18 Tulisan Nama dan Alamat yang telah berubah menjadi bentuk Field
Klik Next: Preview your lettes, untuk melihat hasil Mail Merge

Gambar 19 Preview surat undangan setelah ditambahkan Mail Merge
Dalam surat ini Nama dan Alamat, telah berubah sesuai dengan data yang kita isikan
Jika Nama dan Alamat tidak muncul klik Preview Result
Untuk menuju ke data berikutnya klik >>
Untuk kembali ke data sebelumnya klik <<
Untuk melanjutkan klik Next: Complete the merge, Akan muncul jendela Mail Merge seperti pada Gambar 20 berikut.

Gambar 20 Memilih Print untuk mencetak surat hasil Mail Merge
Klik Print... jika ingin mencetak hasil mail merge, akan muncul kotak dialog Merge to Printer seperti Gambar 21 dibawah ini

Gambar 1 Kotak Konfirmasi untuk mencetak hasil Mail Merge
Pilih Radio Button All untuk mencetak seluruh data, dalam contoh ini akan tercetak sebanyak 5 lembar. Current record, hanya akan mencetak apa yang terlihat di Surat yang ditampilkan hanya akan tercetak satu lembar. From ....to.... akan mencetak surat dari data ke.... sampai ke....
Klik Ok jika sudah dipilih, klik Cancel jika batal print.
Save lah Surat Undangan Kita
Jika ingin menyimpannya di dalam file tersendiri klik Edit individual letters... , akan muncul kotak dialog Merge to New Document

Gambar 22 Kotak konfirmasi untu menyimpan hasil Mail Merge dalam dokumen yang baru
Sama seperti jika memilih print, tapi dengan klik edit individual letters, surat akan di simpan dalam file baru, sehingga kita masih bisa melakukan editing sebelum di print.
Surat baru hasil Mail Merge akan otomatis tersimpan dengan Nama Letter1, kita bisa melakukan save as dan memberi nama sesuai kehendak kita