Dalam Postingan sebelumnya sudah dibahas pembuatan Mail
Merge dimana data yang diambil dari database yang dibuat dengan fasilitas yang
disediakan oleh Microsoft Word untuk pembuatan Mail Merge.
Kali ini kita akan membuat Mail Merge, tapi data yang kita
pakai diambil dari file lain dalam bentuk tabel di Microsoft Word.
Sebenarnya cara pembuatannya tidak jauh berbeda, hanya kali
ini kita harus membuat file database di Microsoft Word terlebih dahulu.
Sebagai Contoh
kasus kita akan menggunakan contoh yang telah dibuat sebelumnya dalam Membuat Surat Undangan dengan Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word,
Yaitu membuat surat undangan bagi panitia Reuni Akbar SMA Kencana Raya Angkatan
Tahun 2000.Cara Membuatnya
- Buat
Tabel database nya terlebih dahulu dengan menggunakan Microsoft Word. Formatnya
seperti terlihat pada tabel 1 dibawah ini. Safe File dengan Nama Data
Reuni.docx. di folder yang mudah dicari
misalnya D:/Reuni/Data Reuni.docx
Tabel 1 Data Nama dan Alamat - Buat
Surat Undangan seperti yang pernah dibuat sebelumnya dalam Membuat Surat Undangan dengan Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word. Lihat
Gambar1 dibawah ini
Gambar 1 Dokumen Utama Surat Undangan untuk di Mail Merge - Klik
Mailings di menu, untuk memulai Mail Merge
Gambar 2 Klik Mailing di Menu - Klik
Start Mail Merge di Ribbon Menu
Gambar 3 Klik Start Mail Merge - Klik Step
by Step Mail Merge Wizard...
Gambar 4 Step by Step Mail Merge Wizard... - Di sebelah kanan dokumen akan muncul jendela Mail Merge, seperti terlihat pada Gambar 5 dibawah ini. Pilih Letters di Radio Button Select document type, untuk menentukan bahwa dokumen yang dibuat adalah sebuah surat.
- Klik Next: Starting document
Gambar 5 Select Document Type dan Starting Document - Jendela Mail Merge akan berubah seperti pada Gambar 6 dibawah ini, di Select starting document. Pilih Radio Button Use the current document, untuk menggunakan dokumen yang sedang dibuka (undangan)
- Klik Next: Select Recipient, untuk memilih
data
Gambar 6 Jendela Select Starting Document - Jendela
Mail Merge akan berubah lagi menjadi seperti pada gambar 7 berikut, kemudian
kita pilih use an existing list di Radio Button Select recipients.
Gambar 7 Jendela Mail Mere Select recipients - Klik
Browse...akan muncul jendela Select Data Source
Gambar 8 Memilih File Data Reuni.docx sebagai sumber data Mail Merge - Klik folder tempat kita menyimpan data D:/Reuni
- Klik file data kita, Data Reuni.docx
- Klik
Open, akan muncul jendela Mail Merge Recipients yang berisi data dari tabel
yang terdapat pada file Data Reuni.docx, seperti pada Gambar 9 dibawah ini
Gambar 9 Jendela Mail Merge Recipients - Klik OK,
Jendela Mail Merge, Select recipient list, akan berubah menjadi seperti Gambar
10 dibawah ini, dari jendela ini kita dapat melihat file data base yang sedang
aktif digunakan berikut foldernya, mengganti sumber data yang akan digunakan
untuk Mail Merge dengan meng klik Select a different list..., melakukan edit
terhadap isi data dengan meng klik edit recipients list...
Gambar 10 Jendela Mail Merge setelah pengisian data - Bagian yang menunjukan data yang sedang aktif digunakan
- Klik Next: Write your letter
- Jendela
Mail Merge akan berubah seperti Gambar 11, blok tulisan Nama
Gambar 11 Mengganti tulisan Nama dengan Filed Nama - Klik More
items... , akan muncul jendela Insert Merge Field seperti Gambar 12 berikut
Gambar 12 Jendela Insert Merge Field untuk mengganti tulisan Nama menjadi Field Nama - Pilih Nama di daftar Field
- Klik Insert
- Klik
Close
Gambar 13 Klik Close setelah memilih Field Nama - Tulisan
Nama di Surat Undangan akan berubah menjadi Nama Field, seperti terlihat pada
Gambar 14 di bawah ini
Gambar 14 Perubahan tulisan Nama menjadi field Nama di Surat Undangan - Ulangi hal ini untuk Alamat, blok tulisan Alamat
- Klik More
items...
Gambar 15 Mengganti tulisan Alamat dengan field Alamat - Pilih
Alamat dari Daftar Fields
Gambar 16 Jendela Insert Merge Field untuk menggantikan tulisan Alamat menjadi field Alamat - Klik
Insert
Gambar 17 Klik Close setelah memilih field alamat - Klik Close untuk menutup jendela Insert Merge Field
- Setelah
insert field bentuk surat akan menjadi seperti pada Gambar 18 dibawah ini, dengan perubahan tulisan Nama
dan tulisan Alamat menjadi bentuk field
Gambar 18 Tulisan Nama dan Alamat yang telah berubah menjadi bentuk Field - Klik
Next: Preview your lettes, untuk melihat hasil Mail Merge
Gambar 19 Preview surat undangan setelah ditambahkan Mail Merge - Dalam surat ini Nama dan Alamat, telah berubah sesuai dengan data yang kita isikan
- Jika Nama dan Alamat tidak muncul klik Preview Result
- Untuk menuju ke data berikutnya klik >>
- Untuk kembali ke data sebelumnya klik <<
- Untuk
melanjutkan klik Next: Complete the
merge, Akan muncul jendela Mail Merge seperti pada Gambar 20 berikut.
Gambar 20 Memilih Print untuk mencetak surat hasil Mail Merge - Klik
Print... jika ingin mencetak hasil mail merge, akan muncul kotak dialog Merge
to Printer seperti Gambar 21 dibawah ini
Gambar 1 Kotak Konfirmasi untuk mencetak hasil Mail Merge - Pilih Radio Button All untuk mencetak seluruh data, dalam contoh ini akan tercetak sebanyak 5 lembar. Current record, hanya akan mencetak apa yang terlihat di Surat yang ditampilkan hanya akan tercetak satu lembar. From ....to.... akan mencetak surat dari data ke.... sampai ke....
- Klik Ok jika sudah dipilih, klik Cancel jika batal print.
- Save lah Surat Undangan Kita
- Jika
ingin menyimpannya di dalam file tersendiri klik Edit individual letters... ,
akan muncul kotak dialog Merge to New Document
Gambar 22 Kotak konfirmasi untu menyimpan hasil Mail Merge dalam dokumen yang baru - Sama seperti jika memilih print, tapi dengan klik edit individual letters, surat akan di simpan dalam file baru, sehingga kita masih bisa melakukan editing sebelum di print.
- Surat baru hasil Mail Merge akan otomatis tersimpan dengan Nama Letter1, kita bisa melakukan save as dan memberi nama sesuai kehendak kita
Demikian pembahasan kali ini mengenai pembuatan surat
undangan menggunakan Mail Merge MAIL dengan mengambil data dari tabel di
Microsoft Word.
